Входят в базу для начисления только суточные сверх норм, то есть свыше 700 рублей. Они же облагаются страховыми взносами (в 1:С ЗУП это отображаются как " доходы в натуральной форме"). Из "командировочных" могут попасть суммы, не подтвержденные авансовым отчётом.
Что такое командировка. Отличие от разъездной работы
- Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия , редакция )
- Учет командировочных расходов: расчет и оформление
- Нужен ли авансовый отчет на суточные?
- Как отчитаться за суточные
Как оформить командировку сотруднику в 2023 году
Отправляете сотрудника в заграничную командировку – правильно рассчитайте и оформите суточные, отразите их в бухгалтерском и налоговом учете. Мы на примерах показали, как рассчитать и учесть суточные. Вернувшись из командировки, сотрудник обязан заполнить и сдать авансовый отчет в бухгалтерию. Все приложенные документы должны быть упорядочены согласно их упоминанию в тексте отчета, начиная с первого и далее по порядку. 27 июня работник представил авансовый отчет по командировке на территории РФ, где указаны, в частности, суточные за 4 дня командировки. Сумма суточных сверх нормы составила (1500 руб. – 700 руб.) × 4 = 3200 руб. Выплата суточных за дни, проведенные в дороге. Нормы суточных в 2023 году. Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Командировка работника: процесс регулирует статья 166 Трудового кодекса. В ней прописаны гарантии при направлении в командировку. Документы для командировки, какой размер суточных в командировке и как составить авансовый отчет по командировке – в нашей статье.
Авансовый отчет по командировке
Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке п. В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ п. Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются п. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон. При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом. Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности п.
Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов пп. А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит п.
Однодневный выезд Законодатели не утвердили минимальную продолжительность поездки, которую можно считать командировкой. Это может быть и один день, и неделя, и месяц, и год. Длительные поездки оплачиваются в стандартном режиме. А как оплатить однодневный выезд?
Платить или не платить суточные при однодневной командировке — решает работодатель. Например, в бюджетной сфере принято не оплачивать суточные п. Но ограничения действуют только в отношении федеральных бюджетников. Муниципальные учреждения утверждают собственные нормативы. Порядок выплаты Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов: Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования.
Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее. Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса. Выдать новый аванс на командировку можно, даже если сотрудник еще не отчитался по старым подотчетным долгам. Например, когда работник направляется из одной поездки в другую по производственной необходимости. Порядок передачи денежных средств специалисту должен быть закреплен локальным нормативным актом.
Допустимо перечислить деньги на банковскую карту или сберегательный счет работника. Выдать денежные средства можно наличными из кассы учреждения. Также для расчетов можно использовать корпоративную карту или казначейскую карту для бюджетников. Бухгалтерский учет Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут использоваться котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times в том числе в их представительствах в интернете. Пример 5. Сотрудник направлен в командировку в Израиль с 18 по 21 мая 2015 года. Расходы на проживание составили 1400 израильских шекелей ILS , счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года. Положением о командировках по организации суточные при направлении в Израиль установлены в размере 40 USD. В учете компания отразит следующие расходы Таблица 3 : Таблица 3. Сотрудник использует рублевую корпоративную карту Корпоративные банковские карты — одна из форм безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет деньги принадлежат организации. Командированный сотрудник имеет возможность, как расплатиться картой за услуги например, авиаперелет, проживание в гостинице, такси , так и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка п. Зачастую российские компании используют в коммерческой деятельности рублевые корпоративные карты. В этом случае «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Например, по межбанковскому курсу с учетом комиссии банка за совершение операции. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда аванс под отчет выдается наличными в рублях, при расчетах корпоративной картой организация не совершает операций в иностранной валюте. Для целей налогообложения прибыли величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно абз. В итоге в налоговом и бухгалтерском учете понесенные работником расходы признаются в размере фактических затрат, в том числе: рублевая стоимость услуг, оплаченных картой, определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; расход на конвертацию разница между фактической стоимостью услуг, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной рублевой стоимостью. Этот расход целесообразно оформить бухгалтерской справкой, а сумма, списанная с карты, подтверждается банковской выпиской. Пример 6. Сотрудник направлен в командировку в Испанию с 18 по 21 мая 2015 года. Также сотруднику выдана корпоративная карта в рублях, по которой были произведены следующие операции: 19 мая 2015 года сотрудник обналичил в банкомате суточные в размере 220 Евро согласно выписке банка со счета списана сумма 12 980 руб. Положением о командировках по организации суточные при направлении в Испанию установлены в размере 55 Евро. В учете компании отразит следующие расходы Таблица 4 : Таблица 4. Расплачиваясь банковской картой, важно сохранять квитанции Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику является факт осуществления затрат, в том числе с использованием банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты. В частности, это квитанции банкоматов, слипов квитанция электронного терминала и др. Тем более, что Минфин России и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физлиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов. По мнению чиновников, это способствует минимизации наличного денежного обращения. При этом ведомства рекомендуют предусмотреть в учетной политике положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты ст. Кроме того, в платежном поручении важно указать, что перечисленные средства являются подотчетными. Организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой письмо Минфина РФ от 25. По аналогии с ситуацией, когда в деловой поездке работник расплачивается корпоративной картой, в данном случае организация не совершает операций в иностранной валюте.
Они необходимы для обоснования расходов для целей налогообложения. Например, необходимо было в позднее время добраться от аэропорта до гостиницы ; входные билеты на выставки если целью командировки было посещение выставки ; отчет о проведении представительского мероприятия если это соответствует цели и задачам командировки и др. Привычный для всех бланк командировочного удостоверения не обязателен для использования. Рекомендуем вместо него применять маршрутный лист, чтобы не было необходимости проставлять печати и штампы сторонних организаций по всему пути следования. Подтверждением пребывания в том или ином пункте назначения будут проездные билеты общественного транспорта или служебная записка и путевой лист при использовании личного авто. На основании указанных документов происходит возмещение командировочных расходов в 2023 году.
Авансовый отчет
- Суточные в году: что нужно знать бухгалтеру
- Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета
- Командировка сотрудника: как оформить
- Документальное подтверждение суточных | «Правовест Аудит»
Как отчитаться за суточные
Я из Ростова-на-Дону. Но есть несколько клиентов, например, в Сочи или Геленджике. Понятно, что в течение рабочего дня туда груз не отвезешь.
Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 50 Евро. В учете компания отразит следующие расходы Таблица 1 : Таблица 1. Когда с курсовой разницы НДФЛ не платят Не исключена ситуация, при которой компания не сможет возместить сотруднику перерасход в день утверждения авансового отчета. В этом случае при возмещении работнику его денежных средств в иностранной валюте возникает курсовая разница в виде разницы курсов валют на дату утверждения авансового отчета и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте. Такая курсовая разница носит характер материальной выгоды, но НДФЛ не облагается. Перечень случаев, когда материальная выгода признается налоговым доходом, закрытый. Он не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денег в иностранной валюте письмо Минфина РФ от 21.
Аванс выдан в одной иностранной валюте, а расход произведен в другой валюте В такой ситуации учет усложняется тем, что бухгалтеру придется переводить расходы из одной валюты в другой по кросс-курсу ЦБ РФ. При расчете кросс — курса используется курс ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операций по чекам. Расчет целесообразно оформить бухгалтерской справкой и приложить к авансовому отчету. Пример 4. Воспользуемся условиями примера 3. Предположим, аванс выплачен наличными в размере 700 долл. Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 65 USD. В данном случае необходимо перевести расходы из иностранной валюты, в которой расплачивался работник Евро , в валюту выдачи USD с применением кросс-курса ЦБ РФ. В учете компании отразит следующие суммы Таблица 2 : Таблица 2.
При расчете командировочных расходов Минфин России рекомендует руководствоваться подходом, предложенном письмом ЦБ РФ от 14. Так, если иностранная валюта не включена в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются ЦБ РФ, в этом случае курс данной валюты может определяться с использованием установленного ЦБ РФ официального курса долл. США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса. И курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса. В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут использоваться котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times в том числе в их представительствах в интернете. Пример 5. Сотрудник направлен в командировку в Израиль с 18 по 21 мая 2015 года. Расходы на проживание составили 1400 израильских шекелей ILS , счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года. Положением о командировках по организации суточные при направлении в Израиль установлены в размере 40 USD.
В учете компания отразит следующие расходы Таблица 3 : Таблица 3. Сотрудник использует рублевую корпоративную карту Корпоративные банковские карты — одна из форм безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет деньги принадлежат организации. Командированный сотрудник имеет возможность, как расплатиться картой за услуги например, авиаперелет, проживание в гостинице, такси , так и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка п. Зачастую российские компании используют в коммерческой деятельности рублевые корпоративные карты. В этом случае «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Например, по межбанковскому курсу с учетом комиссии банка за совершение операции. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ.
Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал. Работодатель решил возместить работнику эти деньги. Если подтверждающих документов нет, учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя. Учет суточных С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений. Работник выехал в командировку 10 апреля поездом в 23:15, а вернулся 13 апреля в 06:40. Суточные надо выплатить за 4 дня с 10.
Машина - газель. Так что, он должен спать в машине и не получать даже суточных? Мы проводим как командировку.
Выплата суточных: налогообложение, заполнение отчетности
Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749). Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса. При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам. При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов. Подборка наиболее важных документов по запросу Как отчитаться за суточные (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Назначение авансового отчета по служебной поездке и правила оформления
Поэтому если авансовый отчет утвержден, использование личных средств работника обосновано, ему нужно выплатить компенсацию. Как определить количество дней, за которые нужно выплатить суточные в иностранной валюте при загранкомандировках. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Что возможно учесть в авансовом отчете. Как происходит оплата командировочных расходов в 2023 году: образец приказа о направлении в командировку; образец заполненного авансового отчета; бланк авансового отчета. Расчет суточных на период выполнения служебного задания. Поэтому если авансовый отчет утвержден, использование личных средств работника обосновано, ему нужно выплатить компенсацию. Как определить количество дней, за которые нужно выплатить суточные в иностранной валюте при загранкомандировках. проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п. Предоставление работником чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных при разъездном характере работы, не требуется. Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749).
Размер суточных, командировочный расчет, оплата командировки
Расскажем, в какой момент с суточных, превышающих лимит, следует удерживать НДФЛ, а также о том, как «сверхнормативные» суточные отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ, расчете по страховым взносам и расчете по форме 4-ФСС. Налогообложение суточных Суточные призваны компенсировать дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства работника, направленного в служебную командировку ст. В отличие от других компенсационных выплат за период командировки компенсация расходов на проезд, проживание и пр. Это гарантированная сумма, которая выплачивается работнику за каждый дань нахождения в командировке включая дни нахождения в пути, а также выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов в том числе суточных для большинства организаций устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации либо трудовым договором, заключенным с работником ст. То есть для коммерческих организаций российское законодательство не устанавливает ограничение по размеру суточных. С учреждениями, финансируемыми из бюджета, дело обстоит иначе. Так, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. А работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов ОМС или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Налог на доходы физических лиц Суточные в пределах 700 руб.
Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником письма Минфина от 26. Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01. Подробнее об этом мы рассказали в статье. Что должен пересчитать и проверить бухгалтер? Корректировочный расчет суточных в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00. Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке. Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия п. Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике. Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
На оборотной стороне авансового отчета работник указывает: наименования первичных документов или наименования расходов сумму, указанную в документе итоговую величину по совершенным расходам подпись После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал. На что следует обращать внимание в части расходов? Транспорт Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте троллейбусе, автобусе, трамвае включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета. Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается. Найм жилья До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.
Среди них п. Неизрасходованные средства работник возвращает в кассу организации. В случае перерасхода работодатель возмещает дополнительные затраты сотрудника, которые подтверждены документально ч. Работодатель вправе вычесть из зарплаты работника остаток неиспользованных средств, если тот не вернул их добровольно ч. Суточные в командировке Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства ст. Следовательно, если сотрудник может ежедневно возвращаться домой — суточные не выплачивают. Например, под это правило подпадают все командировки на территории России п. Следует учесть, что по последним разъяснениям, поездка сотрудника в пределах административно-территориальных границ его места работы командировкой не считается п. Если же речь идет об однодневной зарубежной поездке, работнику выдают 50 процентов нормы суточных, которая утверждена в компании п. Само же решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха абз. Подтверждать суточные документами не нужно. Конкретный размер суточных в командировке работодатель утверждает самостоятельно в локальном акте ст. Аналогичный предельный размер суточных в командировке в заграничных поездках — 2500 рублей.
Командировка сотрудника: как оформить
Суточные, полученные в валюте, переводятся в рублевый эквивалент курса ЦБ (по последнему дню месяца), в котором утверждается авансовый отчет. Вернувшись, сотрудник (не позднее десяти дней после прибытия) должен предъявить авансовый отчет. сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами; сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Лимит суточных по предприятию установлен в сумме 300 руб. в день. Суточные в сумме 1500 руб. (300 х 5 дн.) сотруднику выплачены. Возвратившись 26.03.2021, он представил авансовый отчет. Оформление авансового отчета У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Авансы, выданные до 01.01.2023г, подлежат отражению в учете через Авансовый отчет (ф.0504505).