Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки.
Новые сроки хранения документов: таблица
Analytics Analytics Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc. Advertisement Advertisement Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия — от подшивки документов до их уничтожения. Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц.
Что делать с документами после ликвидации бизнеса Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив. Можно воспользоваться услугами любого архива — как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения например, налоговую документацию.
В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения более 10 лет , а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет. Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст.
Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. Что будет, если нарушить порядок работы с документами Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании. Но они ошибаются. При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом пп.
И скорее всего — этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы. Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов.
Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму ст. Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей ст.
Срок хранения счетов-фактур увеличился с четырех лет до пяти. Договоры аренды недвижимого имущества и документы к ним акты приема-передачи и др. Для выданных руководителем доверенностей на представление интересов организации и для сведений об отзыве выданных доверенностей установлен срок хранения 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва. Ранее такие доверенности, как и договоры аренды, подлежали хранению "постоянно".
Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству. Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр. Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра. При ознакомлении с приказами, например о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом. Желательно, чтоб это была не только его подпись. Лучше, чтобы работник собственноручно написал слова «с приказом ознакомлен», поставил дату и подпись. Это может понадобиться, если работодателю придется отстаивать свои интересы в суде. Как оформляются приказы по основной деятельности и АХД Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7. Как оформляются приказы по личному составу Несмотря на то что унифицированные формы документов, утв.
Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам
это ответственность, которую берет на себя каждая компания. читайте в статье. Вопрос: Сроки хранения бухгалтерских документов по зарплате. На смену ему пришел Приказ Росархива, в котором некоторые сроки хранения документов в организации стали иными. Новый срок хранения документов в организации (таблица) приведен в нашей статье. В графе «крайний срок хранения» указываем крайний год хранения каждого дела, внесенного в опись. Для этого к году создания документов дела (в данном случае 2013), прибавляем 50 лет, получаем крайний срок – 2063.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Каждый документ имеет определенные сроки хранения. Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Все это обуславливает сроки их хранения. Но кроме коммерческой деятельности предприятия, огромный объём документации связан с трудовыми отношениями. Кадровая документация имеет значительные сроки хранения, которые зависят не только от сроков исковой давности, но и средней продолжительности человеческой жизни. Работник предприятия не только хорошо функционирующий механизм, но и человек, который на исходе жизненного пути получает право на различные пособия от государства, а размер пособий может зависеть от выполнявшейся работы и её продолжительности. Все это подтверждается документами, срок хранения которых зависит от продолжительности человеческой жизни и определяется Росархивом. Перечень и сроки хранения документов регулярно обновляются. Так, в конце февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива, утверждающий перечень типовых документов, создаваемых государственными органами и организациями, и сроки их хранения приказ Росархива от 20.
В Минюсте России 06.
Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
Документация, подлежащая передаче в архив на хранение , подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке. Утверждаем сроки хранения документов Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.
Как организовать кадровое делопроизводство Вебинар поможет разобраться, как организовать работу с кадрами и навести порядок в документах, чтобы избежать рисков и претензий при проверках ГИТ. Перечень обязательных кадровых документов организации Документ.
Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.
Примерная номенклатура дел районного городского отдела занятости населения Утв.
Срок хранения приказов по заработной плате
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР. Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят: в бумажном виде — не менее 6 лет; в электронном — не менее 75 лет. Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью ЭП , что даёт ему юридическую силу.
Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст.
Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года. Сроки хранения налоговых документов Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года пп. Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки.
Срок хранения Виды документов 5 лет Налоговые регистры, счета-фактуры, документы, подтверждающие льготы, рассрочки и прочие преференции при расчете и уплате налогов, все виды деклараций раздел 4. Переписка о реструктуризации задолженности по налогам и взносам п. Все эти документы подлежат длительному хранению, если в организации отсутствуют лицевые счета. Также длительному хранению подлежат налоговые декларации ИП, заполненные по 2002 год включительно п. Стандартный срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет раздел 4. Если компания в отчетном периоде списывает убытки, то хранить документы, которые подтверждают этот факт, необходимо в течение всего периода списания п.
Отдельные требования применяются к годовой отчетности. Ее нужно хранить в течение всего срока деятельности компании. Сроки хранения кадровых документов До 2016 года хранить основные документы, связанные с персоналом, нужно было 75 лет. В 2016 году этот период был сокращен до 50 лет, но лишь для тех документов, которые составлены после 01. Такой большой срок нужен для того, чтобы сотрудники могли восстановить утерянную информацию, либо Пенсионный фонд — запросить необходимые данные. Срок хранения 50 лет 75 лет, если дата создания документа — до 01.
Личные карточки сотрудников, личные дела, лицевые счета, должностные инструкции, сведения о трудовом стаже, все виды договоров, связанных с персоналом трудовые, гражданско-правовые, дополнительные соглашения к ним Все время работы компании Коллективные договоры, штатное расписание и все изменения по нему 5 лет Документы, связанные с премированием сотрудников 1 год Как и где хранить документы Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения. Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде.
Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать.
Промежуточная — пять лет при отсутствии годовой — постоянно Годовая — постоянно. Месячная — один год при отсутствии годовой и квартальной — постоянно Статья 269 Отчеты и аналитические таблицы о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации Сводные годовые и годовые — постоянно в других организациях — до минования надобности. Квартальные — пять лет при отсутствии годовой — постоянно.
Сколько следует хранить приказы на отпуск Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр. Если приказ составлен на стандартного сотрудника не работающего во вредных или опасных условиях труда , документ не включен в состав личного дела и составлен после 01. Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты.
Организация самостоятельно определяет место и способ хранения.
Сроки хранения документов по личному составу
N 558 , признан утратившим силу в соответствии с Приказом Минкультуры России от 17. N 1964. Поскольку действие Перечня распространяется на организации всех форм собственности и сфер деятельности, рекомендуем ознакомиться с данной новостью всем работодателям и кадровым специалистам. Одним из отличий нового Перечня является приведение сроков хранения документов по личному составу в соответствие с положениями Федерального закона от 22.
Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже. C января 2017 г. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.
В случае нарушения принципа систематизации приказов распоряжений например, если приказы распоряжения по личному составу, а также временного до 10 лет хранения отнесены к приказам распоряжениям по основной деятельности и наоборот , необходимо данные приказы распоряжения переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года. Если в делопроизводстве организации приказы распоряжения по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов распоряжений со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.
Приказ распоряжение по основной профильной деятельности — это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной профильной деятельности организации. Приказы распоряжения по основной профильной деятельности издаются в целях: 2. Приказами распоряжениями по основной профильной деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций. Перечень вопросов по основной профильной деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов распоряжений , определяется уставом положением организации. Соответственно, при подготовке приказа распоряжения по основной профильной деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе положении. Приказами распоряжениями по основной профильной деятельности организации: 2. Подразделять приказы распоряжения по основной профильной деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется.
Приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. Такой вывод следует из пункта 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Например, приказы о приеме, увольнении и др. При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем особенно при большом документообороте дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках — другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации. При наличии приложения к приказу они формируются вместе — сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. Срок хранения приказов на отпуск Важно Существует три типа приказов: по основной деятельности, по кадрам и по личному составу. Ну по основной деятельности понятно. А какие приказы входят в 1 по кадрам 2 по личному составу. С перчислением!!!. Понятно, что они деляться по срокам хранения, но я этих сроков не могу найти нигде в интернете. Ответ По официальной классификации приказов существует две разновидности — по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу по срокам хранения разделяются на длительное хранение 75 лет и кратковременное хранение 5 лет. К первой категории относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении анкетных данных например, фамилии. Ко второй категории относятся приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Приказы по личному составу Что к ним можно отнести? Это: Трудовой договор с приказом о приеме на работу. Документы о переводе. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников. Бумаги о командировках длительных, зарубежных. Личные дела кадров. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве. Приказы об увольнении. Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно. Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию. Перечень сроков хранения кадровых документов Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности: приказы о приеме сотрудников на работу; распоряжения об увольнении работников.
Виды приказов
N 558 , признан утратившим силу в соответствии с Приказом Минкультуры России от 17. N 1964. Поскольку действие Перечня распространяется на организации всех форм собственности и сфер деятельности, рекомендуем ознакомиться с данной новостью всем работодателям и кадровым специалистам. Одним из отличий нового Перечня является приведение сроков хранения документов по личному составу в соответствие с положениями Федерального закона от 22.
Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу?
Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Долговременные документы Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый - это приказы долговременного хранения.
Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это: Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
Документы о переводе. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников. Бумаги о командировках длительных, зарубежных. Личные дела кадров. Приказы об увольнении. Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным.
Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу - это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности.
К ним из вышеперечисленных можно отнести: Трудовой договор с соответствующим приказом. Изменения трудового соглашения о переводе на другую должность, например. Документы об увольнении кадра. Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.
Далеко не все документы относятся к подобной категории. Кратковременное хранение Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории?
Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные праздничные дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет п. Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет. На заметку: вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях Указ Президента РФ от 01.
В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации. Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет.
Мы быстро выложим актуальную и нужную вам информацию. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже. C января 2017 г.
Виды приказов
№ п/п Вид документа Срок хранения документов/ № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность 1 Приказы по личному составу 75 л.1 ЭПК ст. 6. Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет). №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. № п/п Вид документа Срок хранения документов/ № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность 1 Приказы по личному составу 75 л.1 ЭПК ст. 6.
Приказы по личному составу: оформление, учет и хранение
Каждый документ имеет определенные сроки хранения. Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше. Сроки хранения должны соответствовать приказу Росархива № 236, НК РФ и другим правовым актам, ведь они установлены независимо от того, в какой форме составлен документ.