Ректору ВятГУ В.Н. Пугачу от (ФИО). (структурное подразделение). СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Прошу оплатить приобретение оборудования, ТМЦ, расходы на выполнение работ, оказание услуг (нужное подчеркнуть).
Командировочные расходы: сколько платить и как учитывать
В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты. Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа. Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку. Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности. Как оформить заявление?
Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой. Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации — состоять из шапки, основной части и заключения. В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку номер, дата , период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов на проживание, проезд, суточные траты. Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.
В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства. Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций. Заявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника. Скачать образец заявления на получение аванса на командировку — word.
В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах? Отчет о растрате командировочного аванса — это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст. К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр. Образец заявления на аванс Дорогие читатели!
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Это быстро и бесплатно! Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.
Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю заработную плату, также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки. Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК. Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.
Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться. Расчет компенсации расходов на проезд по статье 325 ТК РФ Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан: Работники федеральных государственных структур; Работники государственных учреждений Российской Федерации.
В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур: Органы субъектов России; Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов; Муниципальные учреждения; В состав командировочных расходов входят следующие статьи: денежные средства, затраченные на наем жилищной площади; расходы на оплату транспортных услуг; дополнительные затраты, необходимые для проживания сотрудника, выполняющего служебные задачи в командировке; прочие статьи расходов, согласованные с административно-управленческим персоналом. Если служебная командировка проходит за пределами Российской Федерации, то в описываемый перечень включаются следующие статьи: Сборы на оплату услуг консульства и аэродрома; Денежные средства, необходимые для получения пакета документов, позволяющего беспрепятственно пересекать границу Российской Федерации; Затраты на въезд и транзит транспортных средств; Сборы на получение страховки медицинских фондов; Прочие затраты, согласованные с руководителем. Согласно положению о служебных командировках работодатель обязуется выплатить сотруднику авансы перед его непосредственным отъездом.
Они необходимы для оплаты транспортных расходов и найма жилья. Порядок выплаты командировочных При выплате командировочных учитываются все нюансы. Согласно действующим законам и нормам работодатель обязуется выплатить подопечному денежные средства за следующие периоды: нетрудоспособность, наступившая в связи с пребывание в служебной командировке; каждый день нахождения в командировке, в том числе: Дни вынужденного прерывания следования транспортного средства; Выходные и нерабочие дни; Дни, проводимые в дороге. В случае направления человека в государственный субъект, находящийся достаточно близко от места его постоянного проживания, командировочные расходы не возмещаются.
Условия транспортных коммуникаций и характер осуществляемых трудовых задач должны позволять ежедневно возвращаться без ущерба для них. Служебное задание на командировку: все об особенностях его заполнениях и учетной форме, образец Каждый случай рассматривается непосредственным руководителем индивидуально. Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов: дальность преодолеваемого расстояния; условия работы используемых транспортных средств; характер и особенности поставленных задач; необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику. Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат.
Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.
Унифицированной формы нет, распоряжение составляют в свободной форме. В документе указывают причины продления и срок завершения. Новый срок командировки работодатель определяет по служебному заданию.
Из-за продления командировки у работника могут возникнуть дополнительные расходы — на питание, гостиницу, обмен билета. Если сотрудник уже потратил аванс, работодатель должен перечислить дополнительные средства. Работник не обязан оплачивать расходы из личных денег. Уведомить работника о продлении командировки.
Работнику направляют приказ о продлении, например, по факсу, электронной почте или в мессенджере. По возращению ему нужно подписать оригинал. Как отозвать из командировки Издать приказ об отзыве из командировки. Распоряжение составляют в свободной форме.
В документе указывают причину отзыва и срок возвращения работника. Уведомить работника об отзыве из командировки. Действуют по аналогии с продлением. Возместить командировочные расходы Проверьте авансовый отчет по командировке.
Работник сдает авансовый отчет по израсходованным суммам.
Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере. Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации. Суточные по России Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены. Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ закреплена в п.
Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ. Пример расчета. Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день. Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России.
Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже. Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат.
В крупных корпорациях руководитель не пишет заявление сам себе, а, к примеру, адресатом является финансовый директор. Аванс выдается сотруднику, направленному в командировку по приказу директора, при предъявлении удостоверения личности. При наличии нотариальной доверенности выплата может осуществляться представителю работника.
Правильное оформление Заявление составляется в свободном виде. Если на предприятии уже имеется готовый шаблон, то заполняется в соответствии с разработанным образцом. На уровне законодательства нет особых требований к документу, обычно оно пишется на имя директора компании. Информация содержащаяся в текстовой части бланка: срок выдачи наличности, дата и подпись заявителя, цели, на которые выдаются денежные средства. Для принятия документа сотрудником бухгалтерии необходимо наличие следующих сведений: реквизиты распоряжения руководителя о командировке; дата выезда и приезда; название пункта назначения страна, город ; сумма авансового платежа в цифровом и буквенном обозначении ; разбивка сумм отдельных статей расходов проживание, суточные, проезд. Заявления, содержащие ошибки или опечатки, не принимаются к рассмотрению. На бланке должна присутствовать подпись бухгалтера, что доказывает его согласие на выдачу средств и свидетельствует о закрытии трудящимся отчетов по предыдущим поездкам.
Заявление на возмещение командировочных расходов
Отправляя сотрудника в служебную поездку компания вправе выплатить любую сумму суточных, которую она утвердит в положении о командировках. Вам предстоит выплатить суточные за все дни командировки, в том числе за выходные и праздники. Итак, для получения компенсации работник, потративший свои деньги в интересах организации, должен выполнить два основных условия. Во-первых, написать служебную записку на возмещение расходов (как вариант, это может быть заявление, отчет). Наконец о суточных. Если иным образом утвердить срок пребывания в командировке нельзя, то бухгалтеру придется ориентироваться на отметки в служебной записке. Например, там может быть указано следующее: Т.е. сделана отметка принимающей стороной. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.
Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы
Величину компенсации устанавливают Положением или иным внутренним нормативным актом. Работодатель в этом вопросе руководствуется здравым смыслом и финансовыми возможностями предприятия. Оплата выходного дня в командировке в пути Ни в ТК РФ, ни в Положении о командировках не рассматривается ситуация, когда командировка выпадает на выходной день, как оплачивать время в пути, считаются ли эти дни как рабочие, нужно ли их оплачивать в двойном размере и предоставлять за них отгулы. Исходя из судебной практики, оплате дни нахождения подлежат и в соответствии со статьей 153 ТК РФ. За эти дни начисляют заработок не менее чем в двойном размере.
Работник может заменить денежную компенсацию за работу в выходной отгулом. Это следует из решений, принятых Верховным судом и писем с разъяснениями Минтруда. Оплата командировки в выходные и праздничные дни за те даты, когда человек находился в пути, также производится не с учетом среднего заработка, а с учетом установленной системы оплаты труда. Как оплатить командировку, которая пришлась на выходной или праздничный день Как отражается командировка в праздничные дни и в выходные в табеле учета Если речь идет о служебной поездке по заданию руководства, количество отработанных в день часов сотруднику не проставляют.
Все дни нахождения в поездке в табеле отмечайте кодом К или 06, в том числе выходные и праздничные, которые в общем случае отмечаются кодами В или 26. Эти коды в отношении работника, находящегося в поездке по служебной надобности, использовать нельзя. В том случае, когда командированному сотруднику пришлось трудиться в выходной или праздничный день, в табеле используйте код РВ или 03. Количество часов нужно указать, если работа проводилась по распоряжению основного работодателя и в приказе указано то количество часов, которое необходимо отработать.
Читайте также: Можно ли исправить дату рождения работника в трудовой книжке и как это сделать правильно? Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20. К служебной записке может быть отдельно подготовлен расчет предполагаемых командировочных: суточные, расходы на билеты туда и обратно, расходы по найму гостиницы. Особенности при командировании ИП и директора Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства.
В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.
Здесь же отражается размер суточных, но без подтверждающих документов. В разделе 2 отражается маршрут поездки с указанием населенных пунктов с датами прибытия и отъезда. Здесь же приводятся цели поездки и достигнутые результаты. В разделе 3 приводится обоснование сверхнормативных расходов, если они имеются в отчете. Например, на оплату жилья отводится 550 руб. Причиной может быть то, что в пункте назначения имеется только одна гостиница, в которой отсутствуют номера дешевле 650 руб. В отчете причина отклонения приводится с помощью кодов, отражаемых в графах 15 и 16.
Документ визируется руководителем предприятия. Сотруднику выдаются наличные средства или деньги перечисляются на карту. В этом случае в наименовании платежа указывается, что выдан аванс на хозяйственные нужды. Под командировкой понимается поездка работника для выполнения служебных обязанностей вне основного места работы.
Инициатором поездки всегда является руководитель организации, издается приказ о её назначении. Командировочные выплаты В ст. Выплаты командированному работнику Положенными выплатами на всё время рабочей поездки являются: Суточные представляют собой выплату специалисту, которая призвана покрыть расходы в поездке, осуществляемой в рабочих целях. Они перечисляются на счет командировочного согласно изданному на предприятии приказу, который подписывается руководителем.
Их размер определяется за каждый день нахождения в поездке. Расходы на съем квартиры или проживание в гостинице, проезд, если организация предварительно не бронировала и не произвела оплату.
Командировочные расходы
- Бланки заявлений на командировку
- Оформление командировки в году: пошаговая инструкция
- Образец служебной записки о командировке
- Как правильно оформить командировку работнику
- Заявление на возмещение расходов по командировке
- Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Популярное за неделю
- Информация по закупкам
- Сообщество
- Служебная записка на компенсацию оплаты проезда
- Служебная поездка
- «Зайдите в кадры!»
Образец служебной записки о списании командировочных расходов на проживание
Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются. Предположим, сотрудник жил 3 дня в командировке в Туле в арендованной квартире, за проживание расплатился собственными наличными. Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал.
Работодатель решил возместить работнику эти деньги. Если подтверждающих документов нет, учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя. Учет суточных С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома.
Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения. Взносы на травматизм на суточные не начисляются.
Служебная записка — это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы. Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением. Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР. Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности ОКУД , который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.
Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье. Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается. Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса. Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы.
Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать: Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.
Любое движение денежных средств в организации должно быть чем-то подтверждено. Форма документа Форма заявления на командировку не утверждается на законодательном уровне. Более того, документ не слишком распространен на практике, ведь чаще всего именно руководство просит сотрудника направиться в командировку, а не наоборот. В любом случае никто не запрещает работнику самостоятельно проявить инициативу, равно как и составить заявление в свободной форме. Написать текст заявления можно двумя способами: рукописным и машинописным. В нашем случае никакой особой разницы по части последствий и юридической силы официальной бумаги не будет, а значит, работник вправе самостоятельно выбрать, как именно исполнить содержание. Инструкция по составлению заявления Шапка заявления на командировку должна содержать в себе информацию о том, кому подаётся официальная бумага, от кого. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем ФИО директора именно на иго имя составляется и подаётся документ , полное название компании и её организационно-правовую форму.
Далее по тексту указываем ФИО заявителя, занимаемую им на предприятии должность. Ниже по документу подводим мысль к выдвижению просьбы о согласовании командировки. Утверждаем, что в рамках исполнения должностных обязанностей у вас возникла необходимость осуществления служебной поездки в определённое место: офис другой фирмы, другой город, другой регион, другую страну.
Утверждает документ руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Служебное задание исключили из перечня обязательных документов, которые оформляют при направлении сотрудника в командировку. Однако именно на основании задания издают приказ на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то в крупных компаниях его придется заменить на служебную записку или иные организационные документы. В них руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ. Шаг 2.
Оформите приказ о направлении сотрудника в командировку п. Письменного распоряжения руководителя достаточно, чтобы оформить поездку. В документе укажите наименование работодателя, Ф. Если сотрудник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном транспорте, укажите это в приказе под подпись п. Если сотрудник не исполнит приказ, не выполнит задание или нарушит сроки, подпись докажет, что сотрудник знал о командировке. Тогда у вас будет основание привлечь его к дисциплинарной ответственности ч. В перечень документов для оформления командировки работодатель также вправе включить командировочное удостоверение. Удостоверение оформляют только при поездках по России и странах СНГ — если со страной заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении российской границы. Попросите работника написать служебную записку, если это необходимо.
Если сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте, то оформите служебную записку. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он после возвращения из командировки представляет работодателю. К служебной записке сотрудник прикладывает документы, подтверждающие использование транспорта: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки. Также служебную записку нужно оформить по возвращении из командировки, если у сотрудника нет никаких документов, которые подтверждают проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки. К записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Проведите целевой инструктаж по охране труда перед командировкой. Проведите его, если сотрудник не попадает под юрисдикцию другого работодателя приказ Роструда от 13. Целевой инструктаж необходим, если в командировке сотрудник должен будет выполнять работы повышенной опасности, с нехарактерными для него обязанностями либо участвовать в ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий и т.
Правила, утв. Перечень конкретных работ организация устанавливает самостоятельно. Для работников отдельных отраслей и организаций порядок и условия проведения инструктажей могут быть установлены нормативными актами.
Служебная записка на возмещение расходов
При этом при командировке может быть несколько таких документов — о необходимости самой поездки и подготовке приказа о направлении в командировку, служебная записка о периоде командировки (для суточных), для взыскания представительских расходов в командировке. В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ.
Командировочные расходы в 2023 году
(должность, Ф.И.О.) ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу сумм командировочных расходов. На основании приказа от № прошу выдать мне на командировочные расходы денежные средства из следующего расчета: Сумма. Источники средств. КВР. КОСГУ. Суточные за _____ дней. (должность, Ф.И.О.) ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу сумм командировочных расходов. На основании приказа от № прошу выдать мне на командировочные расходы денежные средства из следующего расчета: Сумма. Источники средств. КВР. КОСГУ. Суточные за _____ дней. Размер суточных не ограничен. Но, учесть в налоговой базе по прибыли можно суточные в пределах установленных лимитов: 700 рублей по России и 2 500 рублей за границей.